Scopo della presente è illustrare le principali novità (estremamente rilevanti) in tema di FATTURAZIONE ELETTRONICA che allo stato attuale (una possibile proroga è fortemente auspicata da tutti) entreranno in vigore dal 1 gennaio 2019.
In primis: che cos’è la fattura elettronica?
Con il termine di fatturazione elettronica ci si riferisce alla possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale. Risulta quindi essere quel processo in cui una fattura (in un particolare formato digitale definito XML) nasce, viene trasmessa e viene conservata sia dall’emittente che dal ricevente esclusivamente in formato elettronico. È evidente quindi che la fattura elettronica per essere tale deve garantire autenticità (grazie alla firma), integrità del contenuto e leggibilità ai fini della consultazione ed esibizione.
Dal 1 gennaio 2019, pertanto, qualsiasi soggetto titolare di partita IVA, avrà l’obbligo di inviare (e ricevere!) le proprie fatture (tanto quelle emesse quanto quelle ricevute), con il processo della fatturazione elettronica.
L’unica eccezione riguarda i c.d. contribuenti “minimi” o i “forfettari”, che non hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica, ma che tuttavia potranno certamente RICEVERE fatture in formato elettronica, quindi anche loro dovranno in qualche modo attrezzarsi per tale adempimento.
Detto in altre parole: questa è una novità radicale, che cambierà drasticamente e irrevocabilmente l’intero ciclo di fatturazione, tanto attiva (fatture emesse), quanto passiva (fatture ricevute).
A questo punto la domanda sorge spontanea: quali strumenti servono per il ciclo di fatturazione elettronica?
La risposta non è delle più semplici ed immediate, perché occorrerà valutare caso per caso a seconda di come ciascuna azienda intenderà fronteggiare questo nuovo adempimento. Certamente sarà necessario:
a) Un software per redigere le fatture elettroniche (compresa la firma digitale sulle stesse);
b) Uno strumento per trasmettere le fatture elettroniche;
c) Uno strumento per monitorare se le proprie fatture emesse sono giunte al destinatario e se il destinatario le ha accettate o meno;
d) Uno strumento per RICEVERE le fatture elettroniche da parte dei propri fornitori;
e) Un software o uno strumento per VISIONARE le fatture elettroniche in formato XML e quindi poterle gestire.
Questo, naturalmente, dal punto di vista di ciascuna azienda, che ha la necessità di emettere e ricevere fatture.
Dal nostro punto di vista, ovviamente, avremo la necessità, come sempre, di registrare tempestivamente le fatture di ciascuna azienda: tanto quelle emesse, quanto quelle ricevute.
Ma come avviene, nel concreto, il processo di fatturazione elettronica?
Cercherò di illustrarlo al meglio.
1) L’azienda deve redigere la fattura elettronica. Può farlo tramite un software specifico oppure accedendo al sito dell’Agenzia delle Entrate (previa registrazione). Dovrà inserire obbligatoriamente (oltre a tutti i dati “normali” di una fattura) il riferimento del destinatario della fattura elettronica che potrà/dovrà essere:
a. Il Codice del Destinatario (fornito dal proprio cliente);
b. La PEC del destinatario (idem come sopra).
2) L’azienda dovrà quindi spedire la fattura elettronica tramite un canale specifico messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, chiamato SdI (Sistema di Interscambio). Anche in questo caso sarà possibile procedere autonomamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate oppure utilizzare un software specifico che oltre alla redazione preveda anche l’invio.
3) La fattura viene ricevuta dal Sistema di Interscambio e quindi viene “inoltrata” in automatico al destinatario. Se è stato indicato l’indirizzo PEC, verrà inviata a tale indirizzo. Se è stato indicato il Codice Destinatario, verrà “messa a disposizione” digitalmente a quel destinatario.
4) Il cliente che riceve la fattura elettronica potrà accettare la stessa (perché ne condivide tutti gli elementi) oppure potrà rifiutarla (perché non è d’accordo su alcuni elementi della stessa). Le modalità di accettazione e rifiuto, oltre alle tempistiche e alle indicazioni su come ri-emettere una fattura rifiutata, al momento, non sono ancora particolarmente chiare.
5) Nel momento in cui il cliente accetta la fattura, sia l’azienda che l’ha emessa, sia l’azienda che la riceve, dovranno conservare digitalmente la stessa fattura.
Alcune considerazioni si rendono necessarie.
L’alternativa “fai da te” sul sito dell’Agenzia delle Entrate a mio parere non è praticabile, per una serie di motivazioni:
a) Ciascuna fattura va redatta a mano;
b) E’ estremamente difficile “monitorare” l’esito delle fatture emesse e al contempo poter prendere visione delle fatture ricevute dai propri fornitori;
c) Non si ha un archivio di facile consultazione di tutte le fatture emesse e ricevute;
d) Non si ha alcuno strumento che permette un’interazione tra chi redige le fatture e chi dovrà poi contabilizzarle (noi).
Naturalmente, come studio, suggeriamo l’adozione di un software specifico, che contempli sia il ciclo attivo (fatturazione – invio – controllo) sia il ciclo passivo (ricezione – visione – accettazione).
Suggeriamo, inoltre, di non aspettare l’ultimo momento, confidando in una (probabile) proroga.
Verosimilmente i termini verranno rivisti, tuttavia, come anticipato, questa è una strada obbligata che, prima o poi, diverrà l’unica strada percorribile.
Certamente, come anticipato, occorrerà muoversi per tempo, evitando le soluzioni dell’ultim’ora.
Il nostro Studio sta valutando l’opportunità di organizzare incontri / convegni specifici, possibilmente in serata e verosimilmente nel corso del mese di Ottobre o entro la metà di Novembre.
Se la Sua azienda è interessata a partecipare ad uno di questi incontri (che avverranno in una sala conferenze ancora da identificare), Le chiedo di iniziare a fornire un primo riscontro all’indirizzo email simonapoliti@resrl.it oppure amministrazione@resrl.it